1.
3.
Pengelolaan Manajerial Kelompok
Tumbuh dan berkembangnya
kelompok-kelompok dalam masyarakat, umumnya didasarkan atas adanya kepentingan
dan tujuan bersama, sedangkan kekompakan kelompok tersebut tergantung pada
faktor pengikat yang dapat meningkatkan keakraban individu-individu yang
menjadi anggota kelompok. Pelaku utama atau pelaku usaha perikanan diharapkan
dapat mandiri dalam arti mampu
merumuskan masalah, mengambil keputusan, merencanakan, melaksanakan kegiatan
dan mengevaluasi kegiatan-kegiatan yang dilakukan. Tumbuhnya kemandirian
tersebut diharapkan dapat dilakukan melalui kelompok.
Pengembangan kelompok diarahkan pada
peningkatan kemampuan kelompok dalam melaksanakan fungsinya, peningkatan
kemampuan para anggota dalam mengembangkan usaha perikanan, penguatan kelompok
menjadi organisasi kelompok yang kuat dan mandiri.
Ciri-ciri Kelompok yang sudah kuat dan
mandiri antara lain:
a)
Adanya pertemuan/rapat anggota dan pengurus yang diselenggarakan secara berkala
dan berkesinambungan.
b)
Disusunnya rencana kerja kelompok secara
bersama dan dilaksanan oleh para pelaksana sesuai dengan kesepakatan bersama
dan setiap akhir pelaksanaan dilakukan evaluasi secara partisipatif.
c)
Memiliki aturan/norma yang disepakati dan
ditaati bersama.
d)
Memiliki pencatatan/pengadministrasian
organisasi yang lengkap.
e)
Memfasilitasi kegiatan-kegiatan usaha bersama
disektor hulu dan hilir.
f)
Memfasilitasi usaha secara komersial dan
berorientasi pasar.
g)
Sebagai sumber serta pelayanan informasi dan
teknologi untuk usaha para anggota kelompok.
h)
Adanya jalinan kerjasama antara kelompok
dengan pihak lain.
i)
Adanya pemupukan modal usaha yang baik iuran
dari anggota atau penyisihan hasil usaha/kegiatan kelompok.
Pengembangan kelompok pelaku usaha
diarahkan pada peningkatan kemampuan setiap kelompok pelaku usaha dalam
melaksanakan fungsinya, peningkatan kemampuan para anggota dalam mengembangkan
usahanya, penguatan kelompok pelaku utama menjadi organisasi yang kuat dan
mandiri. Kegiatan ini sering disebut dengan Pembinaan Manajerial Kelompok.
Beberapa langkah-langkah sederhana, urgen dan efektif dalam pembinaan
manajerial kelompok, adalah:
1. Penyusunan Anggaran Dasar dan Anggaran Rumah
Tangga
2. Pembuatan papan nama dan struktur organisasi
kelompok
3. Penyusunan buku administrasi kelompok
4. Pengorganisasian kelompok
5. Permodalan kelompok
6. Pengelolaan pinjaman ke anggota kelompok
7. Pemeriksaaan keuangan kelompok
8. Pengelolaan kesehatan keuangan kelompok
A. Anggaran Dasar dan Anggaran Rumah
Tangga
Anggaran Dasar (AD) dan Anggaran Rumah Tangga (ART)
adalah pembuatan kesepakatan bersama dalam kelompok/organisasi yang mengikat
semua anggota baik untuk keperluan kedalam maupun keluar organisasi. Anggaran Dasar merupakan landasan dan
pedoman kerja yang disahkan oleh seluruh anggota kelompok dan ditetapkan atas
dasar musyawarah. Anggaran Rumah Tangga
adalah pelengkap AD, merupakan peraturan yang lebih terperinci, lengkap, dan
operasional. Pada dasarnya ART merupakan
uraian dari AD.
Untuk menjaga agar organisasi atau kelompok
pelaku usaha berjalan dengan baik, maka perlu adanya kesepakatan aturan
organisasi yang mengikat semua anggota baik untuk keperluan ke dalam maupun ke
luar organisasi. Oleh sebab itu perlu dibuat Anggaran Dasar (AD) dan Anggaran
Rumah Tangga (ART) yang dibuat bersama-sama dengan anggota dan dikukuhkan oleh
Kepala Desa.
AD – ART dapat digunakan sebagai alat untuk
memecahkan masalah yang muncul dalam kelompok.
Dengan adanya AD – ART yang jelas dan tegas, maka
penyimpangan-penyimpangan yang terjadi akan mudah dihindari, sehingga kelompok
dapat mencapai tujuan yang telah ditetapkan.
Dalam Anggaran Dasar menyangkut beberapa
pasal yang dianggap cukup dalam kesepakan tersebut dan disetujui bersama
seperti: (a) Nama
kelompok; (b) Tempat dan kedudukan kelompok; (c)
Asas dan tujuan kelompok; (d) Struktur organisasi dan susunan kepengurusan; (e)
Syarat-syarat keanggotaan dan pengurus; (f) Ketentuan pemilihan pengurus dan
masa jabatan; (g) Ketentuan rapat; (h) Pembiayaan dan sumber-sumber keuangan
kelompok; (i) Usaha-usaha kelompok; (j) Ketentuan-ketentuan anggaran dasar; dan
(k) Pembentukan dan pembubaran organisasi.
Sedangkan untuk Anggaran Rumah Tangga
menyangkut penjelasan yang lebih rinci dari beberapa aspek antara lain: (i)
Ketentuan anggota kelompok (kewajiban, hak, macam-macam keanggotaan, dan
syarat-syarat khusus); (ii) Kepengurusan (susunan pengurus, tugas-tugas,
kewajiban, hak, dan wewenang); (iii) Permodalan (bentuk-bentuk tabungan,
cara-cara menabung, syarat pinjaman, dan pendayagunaan modal); dan (iv) Hal-hal
lain (yang belum diatur dan dimuat dalam AD, perlu diatur secara khusus).
B. Papan Nama dan
Struktur Organisasi Kelompok
Papan
nama kelompok adalah papan informasi yang berisi nama kelompok dan keterangan/informasi lain tentang
keberadaan kelompok. Tujuan dibuatnya Papan Kelompok antara lain adalah: (a) Memudahkan orang atau kelompok lain
mengetahui letak sekretariat kelompok; (b) Memberikan informasi tentang
keberadaan kelompok dan jenis usahanya; dan (c) Menjadi sarana promosi
kelompok. BeberapaInformasi yang sebaiknya ada pada papan kelompok, antara
lain: nama kelompok, alamat, jenis usaha/komoditi, jumlah anggota, tanggal
berdiri, serta nama dan nomor telpon pengurus.
Kelompok yang telah didirikan tentunya harus
membentuk struktur organisasi, sehingga tidak hanya sekedar nama dan usaha
kelompok, tetapi juga jelas organisasi yang dimaksud. Struktur organisasi
sangat penting bagi sebuah kelembagaan/organisasi, di mana struktur tersebut
menjelaskan setiap tugas atau pekerjaan secara formal dibagi, dikelompokkan dan
dikordinasikan. Pada umumnya, suatu organisasi atau kelompok memiliki struktur
organisasi yang berbeda dengan organisasi atau kelompok lainnya, sesuai dengan
kebutuhan dan strategi pengembangan kelompok yang dipilih.
Fungsi atau kegunaan struktur dalam
organisasi, antara lain:
1. Kejelasan Tanggung Jawab. Setiap anggota
organisasi harus bertanggung jawab dan apa yang harus dipertanggungjawabkan.
Setiap anggota organisasi harus bertanggung jawab kepada pimpinan atau atasan
yang memberikan kewenangan, karena pelaksanaan kewenangan itu yang harus
dipertanggungjawabkan.
2. Kejelasan Kedudukan. Kejelasan kedudukan
seseorang dalam struktur organsisasi sebenarnya mempermudah dalam melakukan
koordinasi maupun hubungan karena adanya keterkaitan penyelesaian suatu fungsi
yang dipercayakan kepada seseorang.
3. Kejelasan Uraian Tugas. Kejelasan uraian
tugas dalam struktur organisasi sangat membantu pihak pimpinan untuk melakukan
pengawasan dan pengendalian, dan bagi bawahan akan dapat berkonsentrasi dalam
melaksanakan suatu pekerjaan karena uraiannya yang jelas.
C. Buku Administrasi
Kelompok
Buku administrasi
kelompok adalah buku pencatatan segala sesuatu yang ada kaitannya dengan
keadaan dan perkembangan kelompok.Kesan pertama yang terlihat pada suatu kelompok pelaku utama yang baik, adalah pengelolaan admnistrasi
yang tertib dan benar. Sehingga kemampuan kelompok dalam melaksanakan
administrasi dengan baik perlu dibina terus sampai mereka terbiasa
melakukannya.
Pembukuan
diperlukan untuk menjaga keakuratan
catatan atas semua transaksi dan keputusan-keputusan yang dibuat dalam
kelompok. Pembukuan terdiri dari buku-buku administrasi, termasuk buku keuangan
yang dimiliki oleh kelompok.
Administrasi
keuangan dapat berarti pembukuan keuangan, yaitu catatan transaksi keuangan
yang dibuat secara kronologis (munurut urutan waktu) dan sistematis (menurut
cara-cara tertentu). Setiap organisasi kelompok, wajib mengelola administrasi
keuangan dengan baik yaitu sesuai jenis serta diisi dengan tertib, teratur dan
benar. Dengan administrasi keuangan yang baik, keuangan kelompok dapat
terkendali dan pada waktu tertentu akan mudah untuk diketahui, sehingga dapat
digunakan sebagai bahan untuk pengambilan keputusan.
Dalam
membuat buku-buku kelompok harus
lengkap, tertib, teratur, benar dan bermanfaat, sehingga harus mengikuti
prinsip-prinsip:
1. Sistematis, buku diisi menurut cara-cara
tertentu sesuai dengan jenis bukunya;
2. Kronologis, buku diisi sesuai dengan urutan
terjadinya transaksi;
3. Informatif, dapat dipahami/dimengerti oleh
semua pihak yang berkepentingan;
4. Accountable, buku diisi memenuhi
kaidah-kaidah atau ketentuan akuntansi, antara lain: dapat dihitung, dapat
dievaluasi, dan dapat dipertanggungjawabkan;
5. Auditable, catatan keuangan dapat diperiksa
dengan mudah.
Kegunaan
adminstrasi kelompok antara lain adalah: (a) Sebagai alat kontrol; (b) Sebagai alat
dokumentasi; (c) Sebagai alat/bahan pengambilan keputusan; (d) Sebagai alat
monitirong/evaluasi kelompok; (e) Sebagai alat memupuk kepercayaan anggota; (f) Sebagai alat ukur
keberadaan kegiatan kelompok; dan (g) Sebagai alat ukur pengembangan kelas kelompok. Beberapa jenis buku administrasi yang sebaiknya dimiliki oleh
kelompok, yakni:
a) Buku Data Anggota Kelompok
Buku Data Anggota
Kelompok adalah buku yang berisi tentang semua informasi mengenai anggota
kelompok, termasuk mata pencaharian utamanya serta kepemilihan sarana prasarana
dan/atau lahan usahanya. Manfaat Buku Data Anggota Kelompok antara lain adalah:
(1) menggambarkan potensi sumberdaya di dalam kelompok; dan (2) memudahkan tim
pembina dan pihak lain dalam mempelajari potensi sumber daya manusia kelompok.
b) Buku Tamu Kelompok
Buku Data Tamu
Kelompok adalah buku yang berisi tentang data-data tamu yang mengunjungi
kelompok, baik sifatnya formal, non formal maupun informal. Manfaat Buku Tamu
Kelompok, antara lain adalah: (1) mengetahui siapa, darimana dan tujuan apa dan
kapan tamu yang mengunjungi kelompok;
(2) membenahi dan mengoreksi kekurangan kelompok dari saran dan kesan
yang ditulis tamu guna kemajuan kelompok; dan (3) mempermudah pencarian kontak
person kepada tamu kelompok, jika dikemudian hari ternyata diperlukan.
c) Buku Rencana Kegiatan Kelompok
Manfaat Buku
Rencana Kegiatan Kelompok, antara lain adalah: (1) Dipakai sebagai alat koordinasi; (2) Dapat memberikan
“kepastian” mengenai masa depan atau membatasi “ketidakpastian”; (3) Tersedianya alat
ukur terhadap prestasi yang akan dicapai
dan alat pengendalian (control) jalannya kegiatan kelompok; (4) Peningkatan
produktifitas (efektifitas dan efisiensi) karena memfokuskan pada sasaran; dan (5) Terbentuknya
kerja sama, dukungan dan peran serta anggota kelompok.
d) Buku Pola Tebar/Produksi Kelompok
Buku Pola
Tebar/Produksi Kelompok adalah buku yang berisi tentang data-data waktu
penebaran benih/induk dan estimasi panennya dalam periode waktu tertentu.
Manfaat Buku Pola Tebar/ Produksi Kelompok adalah untuk mengetahui pola usaha
kelompok dan perkiraan panen/ produksi/ penjualan.
e) Buku Agenda Surat Kelompok
Buku Agenda Surat
Kelompok adalah buku yang berisi tentang datasurat-surat yang masuk atau
surat-surat yang dikeluarkan oleh kelompok dalam periode waktu tertentu.
Manfaat Buku Agenda Surat Kelompok adalah: (1)untuk mengetahui arus surat masuk
dan keluar; (2) mempermudah pengarsipan dan penelusuran tindak lanjut surat.
f) Buku Inventaris Barang/Alat Kelompok
Buku Inventaris
Barang/Alat Kelompok adalah buku yang berisi tentang data-data barang/alat yang
menjadi inventaris kelompok dan/atau barang yang dibeli bersama oleh anggota
kelompok. Manfaat Inventaris Barang/AlatKelompok adalah:(1) untuk mendata
barang/alat yang dimiliki oleh kelompok; (2) memudahkan pengelolaan barang/alat
yang dimiliki kelompok; dan (3) memudahkan penelusuran kepemilikan barang/alat
yang ada dalam kelompok.
g) Buku Daftar Hadir Pertemuan Kelompok
Buku Daftar Hadir
Pertemuan Kelompok adalah nama dan tanda tangan anggota yang hadir pada
rapat/pertemuan/kegiatan kelompok. Manfaat Daftar Hadir PertemuanKelompok
adalah:(1) untuk mengetahui tingkatkeaktifan anggota dalam kegiatan-kegiatan
kelompok; (2) sebagai data penguat keputusan yang diambil sewaktu
rapat/pertemuan.
h) Buku Notulen Rapat/Pertemuan Kelompok
Buku Notulen
Rapat/Pertemuan Kelompok adalah buku catatan atas segala sesuatu yang terjadi
dalam rapat/pertemuan kelompok; termasuk didalamnya kesimpulan/keputusan yang
diambil pada saat kegiatan tersebut. Manfaat Notulen Rapat/Pertemuan Kelompok
adalah:(1) Sebagai catatan pembahasan kegiatan rapat/pertemuan kelompok baik
yang telah dilaksanakan maupun rencana tindaklanjut; (2) memudahkan dalam pembahasan
masalah dan pemecahan masalah baik di lapangan maupun dalam kelompok.
i)
Buku Kas Kelompok
Buku Kas Kelompok
adalah buku catatan transaksitunai dan transaksi bankdarikelompok. Manfaat Buku
Kas Kelompok adalah: mendata keluar masuk dan saldo keadaan keuangan kelompok.
j)
Buku
Tabungan/Iuran Kelompok
Buku Tabungan/Iuran Kelompokadalah catatan
pemasukan kas kelompok yang berasal dari iuran wajib, iuran sukarela, tabungan
wajib dan tabungan sukarela anggota masing-masing anggota kelompok. Manfaat
Buku Tabungan/IuranKelompok adalah:(1) mendata keluar masuk dan saldo keadaan
keuangan kelompok; (2) mengetahui jumlah iuran dan tabungan setiap bulan dan
setiap tahunnya; dan (3)memudahkan pelacakan status iuran dan tabungan anggota
kelompok.
k) Buku Pinjaman Anggota Kelompok
Buku Pinjaman Anggota Kelompokadalah catatan
terhadap semua informasi pinjaman yang diberikan pada anggota, secara individu
(termasuk masalah pinjaman, tujuan pinjaman, jadwal pengembalian bunga,
pengembalian pinjaman, hutang yang belum lunas dan melampaui batas waktunya.
Manfaat Buku Pinjaman Anggota Kelompok adalah: menginventarisir besaran
pinjaman anggota kelompok serta pengembalian pinjaman anggota kelompok. Contoh
format buku administrasi kelompok sebagaimana pada lampiran 1 – 11.
Terkait dengan
pentingnya pembuatan pembukuan keuangan kelompok, maka perlu diangkat seorang
penulis sebagai pengelola dan penanggungjawab pembuatan pembukuan keuangan.
Penulis dapat berasal dari dalam kelompok (anggota kelompok) atau seseorang
dari luar kelompok (bukan anggota kelompok), dengan syarat: (1) jujur; (2)
mudah dijumpai; (3) dapat diterima oleh semua anggota kelompok, (4) tidak mengintervensi dinamika kelompok, (5)
transparan; dan (6) ahli dalam menulis pembukuan. Kelompok juga harus dapat dengan mudah
memperoleh penulis pengganti jika penulis sewaktu-waktu berhenti.
1.3.
Pengelolaan Manajerial Kelompok
Tumbuh dan berkembangnya
kelompok-kelompok dalam masyarakat, umumnya didasarkan atas adanya kepentingan
dan tujuan bersama, sedangkan kekompakan kelompok tersebut tergantung pada
faktor pengikat yang dapat meningkatkan keakraban individu-individu yang
menjadi anggota kelompok. Pelaku utama atau pelaku usaha perikanan diharapkan
dapat mandiri dalam arti mampu
merumuskan masalah, mengambil keputusan, merencanakan, melaksanakan kegiatan
dan mengevaluasi kegiatan-kegiatan yang dilakukan. Tumbuhnya kemandirian
tersebut diharapkan dapat dilakukan melalui kelompok.
Pengembangan kelompok diarahkan pada
peningkatan kemampuan kelompok dalam melaksanakan fungsinya, peningkatan
kemampuan para anggota dalam mengembangkan usaha perikanan, penguatan kelompok
menjadi organisasi kelompok yang kuat dan mandiri.
Ciri-ciri Kelompok yang sudah kuat dan
mandiri antara lain:
a)
Adanya pertemuan/rapat anggota dan pengurus yang diselenggarakan secara berkala
dan berkesinambungan.
b)
Disusunnya rencana kerja kelompok secara
bersama dan dilaksanan oleh para pelaksana sesuai dengan kesepakatan bersama
dan setiap akhir pelaksanaan dilakukan evaluasi secara partisipatif.
c)
Memiliki aturan/norma yang disepakati dan
ditaati bersama.
d)
Memiliki pencatatan/pengadministrasian
organisasi yang lengkap.
e)
Memfasilitasi kegiatan-kegiatan usaha bersama
disektor hulu dan hilir.
f)
Memfasilitasi usaha secara komersial dan
berorientasi pasar.
g)
Sebagai sumber serta pelayanan informasi dan
teknologi untuk usaha para anggota kelompok.
h)
Adanya jalinan kerjasama antara kelompok
dengan pihak lain.
i)
Adanya pemupukan modal usaha yang baik iuran
dari anggota atau penyisihan hasil usaha/kegiatan kelompok.
Pengembangan kelompok pelaku usaha
diarahkan pada peningkatan kemampuan setiap kelompok pelaku usaha dalam
melaksanakan fungsinya, peningkatan kemampuan para anggota dalam mengembangkan
usahanya, penguatan kelompok pelaku utama menjadi organisasi yang kuat dan
mandiri. Kegiatan ini sering disebut dengan Pembinaan Manajerial Kelompok.
Beberapa langkah-langkah sederhana, urgen dan efektif dalam pembinaan
manajerial kelompok, adalah:
1. Penyusunan Anggaran Dasar dan Anggaran Rumah
Tangga
2. Pembuatan papan nama dan struktur organisasi
kelompok
3. Penyusunan buku administrasi kelompok
4. Pengorganisasian kelompok
5. Permodalan kelompok
6. Pengelolaan pinjaman ke anggota kelompok
7. Pemeriksaaan keuangan kelompok
8. Pengelolaan kesehatan keuangan kelompok
A. Anggaran Dasar dan Anggaran Rumah
Tangga
Anggaran Dasar (AD) dan Anggaran Rumah Tangga (ART)
adalah pembuatan kesepakatan bersama dalam kelompok/organisasi yang mengikat
semua anggota baik untuk keperluan kedalam maupun keluar organisasi. Anggaran Dasar merupakan landasan dan
pedoman kerja yang disahkan oleh seluruh anggota kelompok dan ditetapkan atas
dasar musyawarah. Anggaran Rumah Tangga
adalah pelengkap AD, merupakan peraturan yang lebih terperinci, lengkap, dan
operasional. Pada dasarnya ART merupakan
uraian dari AD.
Untuk menjaga agar organisasi atau kelompok
pelaku usaha berjalan dengan baik, maka perlu adanya kesepakatan aturan
organisasi yang mengikat semua anggota baik untuk keperluan ke dalam maupun ke
luar organisasi. Oleh sebab itu perlu dibuat Anggaran Dasar (AD) dan Anggaran
Rumah Tangga (ART) yang dibuat bersama-sama dengan anggota dan dikukuhkan oleh
Kepala Desa.
AD – ART dapat digunakan sebagai alat untuk
memecahkan masalah yang muncul dalam kelompok.
Dengan adanya AD – ART yang jelas dan tegas, maka
penyimpangan-penyimpangan yang terjadi akan mudah dihindari, sehingga kelompok
dapat mencapai tujuan yang telah ditetapkan.
Dalam Anggaran Dasar menyangkut beberapa
pasal yang dianggap cukup dalam kesepakan tersebut dan disetujui bersama
seperti: (a) Nama
kelompok; (b) Tempat dan kedudukan kelompok; (c)
Asas dan tujuan kelompok; (d) Struktur organisasi dan susunan kepengurusan; (e)
Syarat-syarat keanggotaan dan pengurus; (f) Ketentuan pemilihan pengurus dan
masa jabatan; (g) Ketentuan rapat; (h) Pembiayaan dan sumber-sumber keuangan
kelompok; (i) Usaha-usaha kelompok; (j) Ketentuan-ketentuan anggaran dasar; dan
(k) Pembentukan dan pembubaran organisasi.
Sedangkan untuk Anggaran Rumah Tangga
menyangkut penjelasan yang lebih rinci dari beberapa aspek antara lain: (i)
Ketentuan anggota kelompok (kewajiban, hak, macam-macam keanggotaan, dan
syarat-syarat khusus); (ii) Kepengurusan (susunan pengurus, tugas-tugas,
kewajiban, hak, dan wewenang); (iii) Permodalan (bentuk-bentuk tabungan,
cara-cara menabung, syarat pinjaman, dan pendayagunaan modal); dan (iv) Hal-hal
lain (yang belum diatur dan dimuat dalam AD, perlu diatur secara khusus).
B. Papan Nama dan
Struktur Organisasi Kelompok
Papan
nama kelompok adalah papan informasi yang berisi nama kelompok dan keterangan/informasi lain tentang
keberadaan kelompok. Tujuan dibuatnya Papan Kelompok antara lain adalah: (a) Memudahkan orang atau kelompok lain
mengetahui letak sekretariat kelompok; (b) Memberikan informasi tentang
keberadaan kelompok dan jenis usahanya; dan (c) Menjadi sarana promosi
kelompok. BeberapaInformasi yang sebaiknya ada pada papan kelompok, antara
lain: nama kelompok, alamat, jenis usaha/komoditi, jumlah anggota, tanggal
berdiri, serta nama dan nomor telpon pengurus.
Kelompok yang telah didirikan tentunya harus
membentuk struktur organisasi, sehingga tidak hanya sekedar nama dan usaha
kelompok, tetapi juga jelas organisasi yang dimaksud. Struktur organisasi
sangat penting bagi sebuah kelembagaan/organisasi, di mana struktur tersebut
menjelaskan setiap tugas atau pekerjaan secara formal dibagi, dikelompokkan dan
dikordinasikan. Pada umumnya, suatu organisasi atau kelompok memiliki struktur
organisasi yang berbeda dengan organisasi atau kelompok lainnya, sesuai dengan
kebutuhan dan strategi pengembangan kelompok yang dipilih.
Fungsi atau kegunaan struktur dalam
organisasi, antara lain:
1. Kejelasan Tanggung Jawab. Setiap anggota
organisasi harus bertanggung jawab dan apa yang harus dipertanggungjawabkan.
Setiap anggota organisasi harus bertanggung jawab kepada pimpinan atau atasan
yang memberikan kewenangan, karena pelaksanaan kewenangan itu yang harus
dipertanggungjawabkan.
2. Kejelasan Kedudukan. Kejelasan kedudukan
seseorang dalam struktur organsisasi sebenarnya mempermudah dalam melakukan
koordinasi maupun hubungan karena adanya keterkaitan penyelesaian suatu fungsi
yang dipercayakan kepada seseorang.
3. Kejelasan Uraian Tugas. Kejelasan uraian
tugas dalam struktur organisasi sangat membantu pihak pimpinan untuk melakukan
pengawasan dan pengendalian, dan bagi bawahan akan dapat berkonsentrasi dalam
melaksanakan suatu pekerjaan karena uraiannya yang jelas.
C. Buku Administrasi
Kelompok
Buku administrasi
kelompok adalah buku pencatatan segala sesuatu yang ada kaitannya dengan
keadaan dan perkembangan kelompok.Kesan pertama yang terlihat pada suatu kelompok pelaku utama yang baik, adalah pengelolaan admnistrasi
yang tertib dan benar. Sehingga kemampuan kelompok dalam melaksanakan
administrasi dengan baik perlu dibina terus sampai mereka terbiasa
melakukannya.
Pembukuan
diperlukan untuk menjaga keakuratan
catatan atas semua transaksi dan keputusan-keputusan yang dibuat dalam
kelompok. Pembukuan terdiri dari buku-buku administrasi, termasuk buku keuangan
yang dimiliki oleh kelompok.
Administrasi
keuangan dapat berarti pembukuan keuangan, yaitu catatan transaksi keuangan
yang dibuat secara kronologis (munurut urutan waktu) dan sistematis (menurut
cara-cara tertentu). Setiap organisasi kelompok, wajib mengelola administrasi
keuangan dengan baik yaitu sesuai jenis serta diisi dengan tertib, teratur dan
benar. Dengan administrasi keuangan yang baik, keuangan kelompok dapat
terkendali dan pada waktu tertentu akan mudah untuk diketahui, sehingga dapat
digunakan sebagai bahan untuk pengambilan keputusan.
Dalam
membuat buku-buku kelompok harus
lengkap, tertib, teratur, benar dan bermanfaat, sehingga harus mengikuti
prinsip-prinsip:
1. Sistematis, buku diisi menurut cara-cara
tertentu sesuai dengan jenis bukunya;
2. Kronologis, buku diisi sesuai dengan urutan
terjadinya transaksi;
3. Informatif, dapat dipahami/dimengerti oleh
semua pihak yang berkepentingan;
4. Accountable, buku diisi memenuhi
kaidah-kaidah atau ketentuan akuntansi, antara lain: dapat dihitung, dapat
dievaluasi, dan dapat dipertanggungjawabkan;
5. Auditable, catatan keuangan dapat diperiksa
dengan mudah.
Kegunaan
adminstrasi kelompok antara lain adalah: (a) Sebagai alat kontrol; (b) Sebagai alat
dokumentasi; (c) Sebagai alat/bahan pengambilan keputusan; (d) Sebagai alat
monitirong/evaluasi kelompok; (e) Sebagai alat memupuk kepercayaan anggota; (f) Sebagai alat ukur
keberadaan kegiatan kelompok; dan (g) Sebagai alat ukur pengembangan kelas kelompok. Beberapa jenis buku administrasi yang sebaiknya dimiliki oleh
kelompok, yakni:
a) Buku Data Anggota Kelompok
Buku Data Anggota
Kelompok adalah buku yang berisi tentang semua informasi mengenai anggota
kelompok, termasuk mata pencaharian utamanya serta kepemilihan sarana prasarana
dan/atau lahan usahanya. Manfaat Buku Data Anggota Kelompok antara lain adalah:
(1) menggambarkan potensi sumberdaya di dalam kelompok; dan (2) memudahkan tim
pembina dan pihak lain dalam mempelajari potensi sumber daya manusia kelompok.
b) Buku Tamu Kelompok
Buku Data Tamu
Kelompok adalah buku yang berisi tentang data-data tamu yang mengunjungi
kelompok, baik sifatnya formal, non formal maupun informal. Manfaat Buku Tamu
Kelompok, antara lain adalah: (1) mengetahui siapa, darimana dan tujuan apa dan
kapan tamu yang mengunjungi kelompok;
(2) membenahi dan mengoreksi kekurangan kelompok dari saran dan kesan
yang ditulis tamu guna kemajuan kelompok; dan (3) mempermudah pencarian kontak
person kepada tamu kelompok, jika dikemudian hari ternyata diperlukan.
c) Buku Rencana Kegiatan Kelompok
Manfaat Buku
Rencana Kegiatan Kelompok, antara lain adalah: (1) Dipakai sebagai alat koordinasi; (2) Dapat memberikan
“kepastian” mengenai masa depan atau membatasi “ketidakpastian”; (3) Tersedianya alat
ukur terhadap prestasi yang akan dicapai
dan alat pengendalian (control) jalannya kegiatan kelompok; (4) Peningkatan
produktifitas (efektifitas dan efisiensi) karena memfokuskan pada sasaran; dan (5) Terbentuknya
kerja sama, dukungan dan peran serta anggota kelompok.
d) Buku Pola Tebar/Produksi Kelompok
Buku Pola
Tebar/Produksi Kelompok adalah buku yang berisi tentang data-data waktu
penebaran benih/induk dan estimasi panennya dalam periode waktu tertentu.
Manfaat Buku Pola Tebar/ Produksi Kelompok adalah untuk mengetahui pola usaha
kelompok dan perkiraan panen/ produksi/ penjualan.
e) Buku Agenda Surat Kelompok
Buku Agenda Surat
Kelompok adalah buku yang berisi tentang datasurat-surat yang masuk atau
surat-surat yang dikeluarkan oleh kelompok dalam periode waktu tertentu.
Manfaat Buku Agenda Surat Kelompok adalah: (1)untuk mengetahui arus surat masuk
dan keluar; (2) mempermudah pengarsipan dan penelusuran tindak lanjut surat.
f) Buku Inventaris Barang/Alat Kelompok
Buku Inventaris
Barang/Alat Kelompok adalah buku yang berisi tentang data-data barang/alat yang
menjadi inventaris kelompok dan/atau barang yang dibeli bersama oleh anggota
kelompok. Manfaat Inventaris Barang/AlatKelompok adalah:(1) untuk mendata
barang/alat yang dimiliki oleh kelompok; (2) memudahkan pengelolaan barang/alat
yang dimiliki kelompok; dan (3) memudahkan penelusuran kepemilikan barang/alat
yang ada dalam kelompok.
g) Buku Daftar Hadir Pertemuan Kelompok
Buku Daftar Hadir
Pertemuan Kelompok adalah nama dan tanda tangan anggota yang hadir pada
rapat/pertemuan/kegiatan kelompok. Manfaat Daftar Hadir PertemuanKelompok
adalah:(1) untuk mengetahui tingkatkeaktifan anggota dalam kegiatan-kegiatan
kelompok; (2) sebagai data penguat keputusan yang diambil sewaktu
rapat/pertemuan.
h) Buku Notulen Rapat/Pertemuan Kelompok
Buku Notulen
Rapat/Pertemuan Kelompok adalah buku catatan atas segala sesuatu yang terjadi
dalam rapat/pertemuan kelompok; termasuk didalamnya kesimpulan/keputusan yang
diambil pada saat kegiatan tersebut. Manfaat Notulen Rapat/Pertemuan Kelompok
adalah:(1) Sebagai catatan pembahasan kegiatan rapat/pertemuan kelompok baik
yang telah dilaksanakan maupun rencana tindaklanjut; (2) memudahkan dalam pembahasan
masalah dan pemecahan masalah baik di lapangan maupun dalam kelompok.
i)
Buku Kas Kelompok
Buku Kas Kelompok
adalah buku catatan transaksitunai dan transaksi bankdarikelompok. Manfaat Buku
Kas Kelompok adalah: mendata keluar masuk dan saldo keadaan keuangan kelompok.
j)
Buku
Tabungan/Iuran Kelompok
Buku Tabungan/Iuran Kelompokadalah catatan
pemasukan kas kelompok yang berasal dari iuran wajib, iuran sukarela, tabungan
wajib dan tabungan sukarela anggota masing-masing anggota kelompok. Manfaat
Buku Tabungan/IuranKelompok adalah:(1) mendata keluar masuk dan saldo keadaan
keuangan kelompok; (2) mengetahui jumlah iuran dan tabungan setiap bulan dan
setiap tahunnya; dan (3)memudahkan pelacakan status iuran dan tabungan anggota
kelompok.
k) Buku Pinjaman Anggota Kelompok
Buku Pinjaman Anggota Kelompokadalah catatan
terhadap semua informasi pinjaman yang diberikan pada anggota, secara individu
(termasuk masalah pinjaman, tujuan pinjaman, jadwal pengembalian bunga,
pengembalian pinjaman, hutang yang belum lunas dan melampaui batas waktunya.
Manfaat Buku Pinjaman Anggota Kelompok adalah: menginventarisir besaran
pinjaman anggota kelompok serta pengembalian pinjaman anggota kelompok. Contoh
format buku administrasi kelompok sebagaimana pada lampiran 1 – 11.
Terkait dengan
pentingnya pembuatan pembukuan keuangan kelompok, maka perlu diangkat seorang
penulis sebagai pengelola dan penanggungjawab pembuatan pembukuan keuangan.
Penulis dapat berasal dari dalam kelompok (anggota kelompok) atau seseorang
dari luar kelompok (bukan anggota kelompok), dengan syarat: (1) jujur; (2)
mudah dijumpai; (3) dapat diterima oleh semua anggota kelompok, (4) tidak mengintervensi dinamika kelompok, (5)
transparan; dan (6) ahli dalam menulis pembukuan. Kelompok juga harus dapat dengan mudah
memperoleh penulis pengganti jika penulis sewaktu-waktu berhenti.
mantap sekali artikelnya!
BalasHapus